KI, die in Ihrer Hausverwaltung wirklich arbeitet. Nicht nur auf der Folie.
Die Mittelstand-Digital Zentren zeigen Ihnen, was möglich ist. synpath baut es Ihnen ein. Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe in Hausverwaltungen und WEG-Verwaltungen. Anfragen-Triage, Belegprüfung, Handwerkerkoordination und binden sie in die Verwaltersoftware ein, die bei Ihnen bereits läuft.
Unverbindlich, fokussiert und mit klarem Blick auf Nutzen, Machbarkeit und nächste Schritte.
Der Engpass in der Hausverwaltung ist Personal, nicht Budget.
73 % der Verwaltungen nennen den Fachkräftemangel als größte Herausforderung, 70 % der WEG-Verwaltungen berichten von Überlastung durch Personalknappheit aber nur 40 % haben eine definierte Digitalisierungsstrategie.* Das Anfragevolumen steigt trotzdem weiter. Diese Lücke schließt sich nicht durch Einstellungen, sondern nur dadurch, dass wiederkehrende Abläufe aufhören, Handarbeit zu sein.
*Quellen: EBZ Business School, vermieter-ratgeber.de
Eigentümer- und Mieteranfragen werden von Hand gelesen, zugeordnet und weitergeleitet.
Handwerkerrechnungen müssen einzeln Objekt und Kostenkonto zugeordnet werden
Schadensfälle bleiben zwischen Meldung, Auftrag und Rückmeldung liegen
Vor- und Nachbereitung der Eigentümerversammlung bindet genau die erfahrenen Mitarbeitenden, die ohnehin fehlen
1. Prozess-Check: 390 €
Zwei bis drei Stunden Analyse, bei Ihnen vor Ort oder remote. Sie erhalten eine Auswertung mit einer Automatisierungslandkarte Ihrer Abläufe und einer Aufwand-Nutzen-Schätzung je Ablauf. Beauftragen Sie danach ein Paket, wird der Prozess-Check voll angerechnet.
Automatisierungslandkarte Ihrer wiederkehrenden Abläufe
Aufwand-Nutzen-Schätzung je Ablauf, in Stunden und in Euro.
Klare Empfehlung, welcher Prozess zuerst automatisiert wird
2. Pilotpaket „Ein Prozess": 1.900 €
Ein definierter Ablauf, vollständig umgesetzt: Konzept, Umsetzung, Test, Einweisung Ihres Teams und 30 Tage Nachbetreuung. Am Ende steht kein Konzeptpapier, sondern ein Workflow, der produktiv in Ihrem Betrieb läuft und den Ihre Mitarbeitenden ohne Vorkenntnisse bedienen.
Konzept, Umsetzung, Test und Einweisung Ihres Teams
30 Tage Nachbetreuung nach dem Produktivstart
Anbindung an Ihre vorhandene Verwaltersoftware
Referenzpreis 950 € für die ersten drei Verwaltungen — gegen eine dokumentierte Fallstudie mit Namensnennung und eine telefonische Referenzauskunft. Befristet bis 31.12.2026 oder bis die drei Plätze vergeben sind.
3. Betrieb & Betreuung: 149 € / Monat
Damit der Workflow auch dann läuft, wenn sich Ihr Alltag ändert: Monitoring, Störungsbehebung und laufende kleine Anpassungen. Laufzeit 12 Monate. Wird nach der Pilotphase separat angeboten und verlängert sich nicht automatisch.
Monitoring und Störungsbehebung
Bis zu zwei kleine Anpassungen pro Monat
Weitere Prozesse als Ausbaupaket ab 1.500 €
Für wen das gemacht ist
Für Hausverwaltungen und WEG-Verwaltungen mit 5 bis 50 Mitarbeitenden. Also für Verwaltungen, die groß genug sind, dass sich das Automatisieren wiederkehrender Abläufe rechnet, und klein genug, dass niemand eine eigene IT-Abteilung dafür hat.
Passt, wenn:
Posteingang und Belegbearbeitung bei Ihnen spürbar Zeit binden
Sie eine Verwaltersoftware im Einsatz haben - Domus, Haufe PowerHaus, immoware24, etg24 oder eine andere und sie behalten wollen
Sie kein internes IT-Projekt aufsetzen wollen, nur um einen Ablauf zu verbessern
Die digitale Eigentümerversammlung nach der WEG-Novelle bei Ihnen ohnehin ansteht
Datenschutz ist hier kein Nachgedanke. In der Hausverwaltung werden durchgehend personenbezogene Daten von Eigentümern und Mietern verarbeitet, und Sie haften dafür gegenüber Ihren Eigentümern. Deshalb gilt: EU-Hosting oder lokale Verarbeitung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag als fester Bestandteil jedes Angebots, und keine Übertragung Ihrer Bestandsdaten in irgendein Werkzeug, bevor dieser Vertrag steht.
Was wir konkret automatisieren
Anfragen-Triage: Eingehende Eigentümer- und Mieteranfragen werden automatisch klassifiziert, Objekt und Einheit zugeordnet, ein Antwortentwurf erzeugt und ein Vorgang angelegt.
Beleg- und Rechnungsverarbeitung: Handwerkerrechnungen werden ausgelesen, Objekt und Kostenkonto vorgeschlagen, eine Prüfliste erzeugt und die Daten an Buchhaltung oder Verwaltersoftware übergeben.
Schadens- und Handwerkerprozess: Meldung, Auftrag, Terminabstimmung und Statusrückmeldung werden nachgehalten und bei Verzögerung eskaliert.
Eigentümerversammlung: Einladung und Tagesordnung aus den Vorjahresdaten, Protokoll- und Beschlusssammlungsentwurf aus Ihren Rohnotizen.
Wissens-Assistent: Teilungserklärungen, Beschlusssammlungen und Verträge werden durchsuchbar — mit Fundstellenangabe in der Antwort, damit neue Mitarbeitende schneller allein weiterkommen.
synpath ist kein weiterer Softwareanbieter. Wir verkaufen Ihnen kein Produkt, das Sie zusätzlich einführen und pflegen müssen, sondern automatisieren um die Systeme herum, die bei Ihnen bereits laufen. Und wie viel Zeit ein einzelner Ablauf tatsächlich spart, wird hier nicht behauptet, sondern im Prozess-Check an Ihren eigenen Zahlen durchgerechnet — bevor Sie ein Paket beauftragen.
Lassen Sie uns klären, welcher Ablauf bei Ihnen zuerst dran ist.
In einem kurzen Erstgespräch gehen wir Ihre größten Zeitfresser durch — Posteingang, Belege, Schadensfälle, Versammlung — und ordnen ein, wo eine Automatisierung den größten Hebel hätte. Sie bekommen eine klare Empfehlung für den nächsten Schritt. Auch dann, wenn sie lautet, dass sich der Aufwand bei Ihnen noch nicht lohnt.
Unverbindlich. Ohne Sales-Show. 20 bis 30 Minuten.
Unverbindlich anfragen
Schreiben Sie kurz, wie viele Einheiten Sie verwalten und welcher Ablauf Sie aktuell am meisten Zeit kostet. Ich melde mich in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Alternativ direkt per E-Mail an [email protected].
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